Agenda en afspraken voor personal training

Een agenda die weet wat een PT-sessie, een intake en een duo-training zijn.

De weekagenda met PT-sessies, intakes, bootcamps en blokken, met links de minimaand en filters per type

Afspraaktypen die je werk kennen

Macromaat begint met de typen die een personal trainer gebruikt, elk met een eigen duur, kleur en tarief. Je past ze aan of voegt er zelf een toe.

Personal training60 min
Intake en meting75 min · telt als intake
Duo- of groepstraining60 min · 10 plekken
Check-in call15 min
Programma-evaluatie45 min
Blokken: schema’s schrijven, reistijd, administratieeigen tijd

Een tarief per type

Per afspraak of per uur. Het tarief wordt vastgelegd bij het plannen, dus een prijswijziging verandert oude afspraken niet.

Waar je traint

In de studio, op locatie, bij je klant thuis, via video of telefoon. Met meerdere vestigingen kies je per afspraak het pand.

Blokken voor je eigen tijd

Schema’s schrijven, reistijd en administratie staan in je agenda zonder dat je klant ze ziet.

Plannen zoals je denkt

Een week zetten kost een paar minuten. Slepen, uittrekken en terugdraaien werken zoals je verwacht, en je ziet meteen hoe vol je week zit.

Zes weergaven
Dag, werkweek, week, maand, lijst, en collega’s naast elkaar. Op je telefoon opent de lijst.
Slepen en uittrekken
Verplaats een afspraak naar een andere dag of trek de duur uit. Alles snapt netjes op kwartieren.
Twintig stappen terug
Vergist? Met één klik of ⌘Z draai je het terug; je klant merkt er niets van als het binnen twee minuten rechtgezet is.
Bezetting per dag
Een balkje laat zien hoeveel van je werktijd geboekt is.

De weekagenda met een snel geopende afspraakkaart voor een klant, met type, tijd, vestiging en pakket

Vaste momenten in één keer

Traint je klant elke dinsdag om zeven uur? Zet de reeks één keer neer en pas hem later in één keer aan.

Een reeks aanmakenDe keuzes die je bij een afspraak maakt.

Herhalenwekelijks, om de week of elke 4 weken

Aantalof tot een einddatum die jij kiest2 tot 26 afspraken

Wijzigendeze afspraak, of deze en alle volgende

Mail naar je klantéén mail voor de hele reeks

Vanuit een pakket

Verkoop je “Wekelijkse PT, 2× per week”, dan staan de vaste momenten meteen als reeks in je agenda.

Losse uitzondering

Eén week anders? Verzet alleen die afspraak; de rest blijft staan.

Afzeggen met reden

De reden gaat mee in de mail, en de afspraak blijft zichtbaar als afgezegd.

Je klant weet precies wanneer

Elke wijziging levert één duidelijke mail op, onder jouw naam en met jouw logo. Antwoorden komen bij jou binnen.

De bevestigingsmail: PT-sessie op donderdag 24 september van 16:00 tot 17:00 bij Fit by Tom Utrecht, met een knop Afspraak bevestigen

Met een agendabestand

Je klant zet de afspraak met één tik in de eigen agenda.

Bevestigen met één klik

In je agenda zie je wie er bevestigd heeft.

De avond ervoor

Om zes uur ’s avonds gaat er een herinnering uit voor de afspraken van morgen.

Corrigeer je iets binnen twee minuten, dan gaat er geen mail uit. Je klant krijgt dus geen drie mails voor één wijziging.

De agenda met het voorbereidingspaneel: trainingen, gewicht, doelen, notities van de vorige keer en snelkoppelingen

Voorbereid aan elke sessie beginnen

Klik op een afspraak en open Voorbereiden. Je ziet wat er sinds de vorige keer gebeurde, met je eigen notitie van toen erbij.

Sinds de vorige afspraak
Gelogde trainingen, de laatste training, het gewichtsverloop en ongelezen berichten.
Je notitie van toen
Wat je vorige keer opschreef, bijvoorbeeld een gevoelige knie of een afspraak over de volgende stap.
Snel naar het dossier
Links naar fitness, weekplanning, sjablonen, voeding en doelen.
Aanwezig of niet verschenen
Leg het vast en het tegoed of pakket wordt vanzelf verrekend.

Je klant plant zelf in

Zet zelf boeken aan en je klant kiest een moment in de app, alleen op tijden waarop je echt vrij bent. Scheelt heen-en-weer appen.

WaarvoorAlleen de typen die je openzet voor zelf boeken.

WanneerVrije tijd uit je werktijden, een vast venster of je blokken “Vrij te boeken”.

Klopt ditOp rekening, of vooraf betalen via jouw Mollie-account.

Instellingen voor zelf boekenPer praktijk in te stellen; dit zijn de standaardwaarden.

Hoe ver vooruit21 dagen

Minimale termijnkorter dan dat kan je klant niet meer boeken12 uur

Starttijden om de15 minuten

Zelf afzeggen tot24 uur voor de afspraak

Betalenop rekening of vooraf via iDEAL

Welke tijdenje werktijden, een vast venster of blokken “vrij te boeken”

Ook in je eigen agenda

Abonneer Google Agenda, Outlook of Apple Agenda op je Macromaat-agenda, zodat je alles op één plek ziet staan.

Het paneel om je eigen agenda te koppelen, met een privélink en de keuze om namen als initialen te tonen

Privé blijft privé

Namen staan als initialen, tenzij je ze voluit wilt. Notities gaan nooit mee.

Eén kant op

Wat je in je eigen agenda zet, komt niet in Macromaat. Plan klantafspraken dus hier, dan lopen mails, tegoed en facturen mee.

Link te vervangen

Is de link gedeeld met iemand die hem niet hoort te hebben? Vervang hem en de oude werkt niet meer.

Plannen met meer trainers

Werk je met collega’s, dan kijk je over elkaars schouder mee zonder in elkaars dossiers te zitten.

De dagweergave met een kolom per trainer

Naast elkaar of over elkaar

Leg collega’s over je eigen agenda of zet ze in kolommen naast elkaar, met initialen en type.

Namens een collega verzetten

Is iemand ziek, dan verzet of zeg je diens afspraken af. De klant krijgt gewoon de mail.

Tijd registreren

Exporteer directe en indirecte tijd per klant in kwartieren, voor je eigen administratie.

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn bestaande agenda blijven gebruiken?

Je abonneert Google Agenda, Outlook of Apple Agenda op je Macromaat-agenda, zodat je alles op één plek ziet. Dat werkt één kant op: wat je in je eigen agenda zet, komt niet in Macromaat. Plan klantafspraken daarom in Macromaat.

Krijgt mijn klant een herinnering?

Ja, de avond ervoor om zes uur, voor de afspraken van de volgende dag. Per afspraak kun je alle mails uitzetten als een klant die niet wil.

Wat gebeurt er bij een no-show?

Je legt vast dat je klant niet is verschenen. Bij een pakket telt de sessie mee, en bij groepslessen bepaalt jouw regel of de credit vervalt. In de cijfers zie je je no-showpercentage.

Kan ik dubbele boekingen maken?

Macromaat waarschuwt bij een overlap, maar houdt je niet tegen. Soms is dubbel plannen precies wat je wilt, bijvoorbeeld bij een duo dat aansluit.

Werkt zelf boeken ook voor groepslessen?

Groepslessen lopen via het rooster met tegoed; zelf boeken is voor losse afspraken zoals een personal training of een intake.

Hierna

Macromaat is één systeem: wat je hier vastlegt, gebruik je in de volgende stap.

Macromaat gebruiken voor jouw coaching?

Vertel hoe je werkt, alleen of met een team, één-op-één of in groepen. We laten zien hoe Macromaat daarbij past.

Kennismaking aanvragen